метод планирования времени

Новый метод планирования времени

Как перестать откладывать дела на потом и все успевать, стабильно реализуя свои цели на год, даже если сейчас вы — кандидат в мастера спорта по прокрастинации и к тому же сильно расстроены, что в сутках всего 24 часа

Был замечательный летний день, я пришел домой пораньше. Всего несколько недель назад я вернулся из кругосветного путешествия, которое длилось больше 9 месяцев. Я был уверен, что по возвращении в Киев у меня начнется активный этап выполнения задуманных планов.

Предвкушая хороший рабочий вечер, я открыл крышку ноутбука и зашел почитать ленту новостей ВКонтакте. Один из товарищей написал крутой отчет о сериале «Во все тяжкие», и следующие три дня я провел за сериалом вместо работы (несмотря на то, что у меня было довольно много важных дел).

Так происходило регулярно: с компьютерными играми, новыми фильмами, настольными играми онлайн. Не всегда это отнимало так много времени, но я постоянно находил повод для того, чтобы отложить свою работу. Когда я подсчитал затраты времени на такие «побеги от реальности», получилось больше 300 часов за 2 месяца — неплохо, правда?

Причем, один-два раза в неделю я все-таки напрягался, но потом снова соскальзывал в то же русло, стоило на горизонте появиться хоть чему-то более-менее интересному.

Самое ужасное было не в том, что важные дела откладывались на неопределенный срок. Я ненавидел себя за то, что не могу взяться за дело и выполнить свой список задач. Это было куда хуже…

Откладывание дел — проблема, которая мучила меня до спазмов в животе с последних классов школы до недавнего времени. Она стоила мне больших денег, многих нереализованных возможностей и нескольких лет жизни в плену у Дня Сурка.

Наверное, на этом месте должен быть некий сверхсекретный способ самоорганизации для творческих (и не очень) людей, с помощью которого я выбрался из ямы прокрастинации , но к сожалению, я в такие чудеса не верю.

Вместо «волшебной таблетки» я предлагаю не самый простой (давайте уж быть до конца откровенными — довольно трудный во внедрении) метод самоорганизации. Это синтез разных известных систем планирования жизни: GTD Дэвида Аллена, Agile Results, система учета времени Александра Любищева, Колесо Жизни, система Бенджамина Франклина, тренинги Дмитрия Богданова «Стратегия жизни», «Управляемый аврал», «Сквозное достижение целей». Из каждой я попытался взять все лучшее и сформировал свою систему, которую назвал «Взлом Планирования».

Я забыл, что такое лень и изменение планов на ходу. Я избавился от многих часов, проведенных в сомнениях: делать или не делать. Я открыл для себя мир, где намеченные планы воплощаются в реальность.

Этот метод позволяет моим целям реализовываться, плану личного дохода — плясать от радости, а моей девушке — наслаждаться совместным посещением контактной импровизации, воркшопов по игре на барабанах и большим количеством качественного общения.

Лучше всего Взлом Планирования подходит для фрилансеров, предпринимателей и наемных сотрудников, которые сами планируют свой рабочий день. Базовое внедрение занимает около 7-10 дней работы по 2-3 часа ежедневно или 4-5 дней по 4 часа. Работать лучше постепенно, в своем темпе.

Главное преимущество этой системы в том, что она помогает четко определить иерархию ценностей вместе с долгосрочными задачами и разложить их воплощение на годовой, месячный, а потом и ежедневный список дел.

10 результатов, которых я достиг после внедрения Взлома Планирования

  1. Поставленные задачи, даже самые неприятные, стали выполняться планомерно и ежедневно.
  2. Доходы стали расти систематически — минимум в 1,5-2 раза ежегодно. Вместо грандиозных (и заведомо обреченных на провал) планов заработать кучу денег уже в следующем месяце.
  3. Я четко понимаю, когда и какие цели будут реализованы. Я больше не чувствую себя потерянным, от того, что не знаю, что делать сейчас, чтобы потом было хорошо.
  4. Затраты времени на работу существенно уменьшились, а режим тушения пожаров исчез из жизни полностью.
  5. В любой момент времени я имею легкий доступ ко всем своим планам на год. Стройная система пришла на смену тотальному хаосу из всевозможных желаний и задумок, которые я хотел реализовать в следующие 12 месяцев.
  6. Я больше не трачу время на «передумывание» того, чем стоит заниматься в течение недели. И мне практически не приходится переделывать планы на месяц.
  7. В моих делах воцарился полный порядок — раньше мой to-do лист представлял собой мясорубку из кучи больших и мелких задач.
  8. Я научился гармонично развивать все сферы жизни вместо того, чтобы совершать спонтанные рывки в некоторых из них.
  9. Я имею избыток времени для семьи, хобби и путешествий вместо круглосуточных авралов на работе.
  10. Подводя итоги уходящего года, я испытываю гордость и приятное послевкусие. Раньше этот этап приносил по большей части разочарования и стресс от того, что половина планов осталась не реализована.

Система «Взлом Планирования» строится по принципу трех П:

  • планирование
  • подведение итогов
  • поддержка

Поскольку система довольно объемная, я буду сразу помечать ориентировочные затраты времени на реализацию каждой ее части.

Инструменты: Для работы я использую Evernote с одним сборным блокнотом и несколькими локальными. Вы можете воспользоваться этим же способом или использовать любые другие альтернативные варианты фиксирования информации, включая обычный блокнот и ручку.

1. Планирование

Почему большинство людей прокрастинирует и не выполняет свой to-do лист? Если в нескольких словах сформулировать ключевую причину, она будет звучать примерно так: «несогласованность стратегии, тактики и операционного уровня действий».

Мой знакомый Олег глобально хочет благосостояния и семейного счастья, локально — оставаться на прежней работе, потому что там стабильность, а на уровне рутинного действия — поменьше напрягаться и пораньше уходить домой. Стратегия никак не пересекается с тактикой и операционным уровнем планирования, в результате задачи не выполняются.

Планирование в данной системе — не столько целеполагание, сколько необходимость сделать свои планы максимально прозрачными и согласованными друг с другом, чтобы у вас не возникало ни малейшего желания их сорвать. Комплексное планирование — залог того, что ваши цели всегда будут реализовываться.

Планирование состоит из трех основных слоев:

  • Стратегическое планирование
  • Тактическое планирование
  • Операционное планирование

Раньше я путал стратегическое планирование с тактическим, а тактическое с операционным. Из-за этого многие свои проекты я не реализовывал. Проснувшись утром, я вдруг решал, что сегодня хочу заняться чем-нибудь другим, а не тем, что планировал накануне. В результате менялся мой личный план дохода, план дохода и прибыли бизнеса, приходилось все постоянно переделывать, организовывать новые сессии планирования, на которых помимо основных планов перестраивать все побочные — в общем, полный бардак.

Стратегическое планирование

Стратегическое планирование отвечает на вопрос, куда вы движетесь и зачем.

В стратегическое планирование входит три составляющих:

  • формирование иерархии ценностей
  • формирование жизненных принципов
  • формирование долгосрочных целей

Формирование иерархии ценностей (~ 1,5 часа)

Если вы периодически сталкиваетесь с тем, что не можете выбрать между еще одним рабочим днем и поездкой с друзьями за город, просмотром фильма и завершением средневажной задачи по проекту — у вас не выстроена иерархия ценностей.

Подготовьте для себя десять листочков. Выпишите на каждый одну из 8-10 ценностей, которые вам приходят в голову. Старайтесь не формулировать их в границах одного слова. Если у вас есть ценность «развитие», напишите к ней синонимы: духовное развитие, миссия. В дальнейшем это позволит вам точнее формулировать среднесрочные цели.

Вот несколько ценностей, которые входят в мой список:

  • саморазвитие, духовное развитие, миссия
  • семья, родные
  • здоровье, энергичность
  • финансы, благосостояние
  • стиль жизни, яркость жизни
  • отношения с друзьями, социумом

Важно, чтобы вы сформировали свой собственный перечень.

После того, как вы составите список своих ценностей, отсортируйте их в порядке убывания значимости. Чтобы это сделать, представьте, что у вас есть выбор: семья или здоровье. Выбрать надо что-то одно. То, что выбрали, помещайте наверх.

Конечно, вы вряд ли попадете в такую ситуацию в жизни, но когда вы четко знаете, что для вас важнее, вы перестаете тратить время на размышления, какой выбор вам принять в данную секунду.

После того, как вы закончите работать над иерархией, опишите в нескольких абзацах, что для вас означает каждая ценность.

Формирование жизненных принципов (~ 2 часа)

Чтобы облегчить свою жизнь и уберечь себя от себя самого, сформируйте список жизненных принципов.

К примеру, в жизненных принципах может быть следующее:

  • быть верным жене
  • не пользоваться кредитными картами
  • быть застрахованным от несчастного случая
  • не садиться за руль выпившим

Этот список позволит вам не думать лишний раз о том, что стоит делать, а что нет.

Одним из своих принципов я сделал правило — не бросать формирование привычек до ежемесячной сессии планирования. Я говорю себе: «Эй, парень, месяц — не такой большой срок, чтобы ты не мог удержаться на дистанции. Если к концу месяца будет так же фигово, ты оставишь эту затею».

Обычно, к концу месяца привычка почти сформирована. Благодаря этому принципу я теперь не срываюсь с круглосуточного учета времени, веду систему личных финансов, успеваю прочитывать одну книгу в день, питаюсь исключительно свежими овощами и фруктами и делаю еще много вещей, о которых, возможно, расскажу в следующий раз 🙂

Список долгосрочных целей (~ 1 час)

Долгосрочные цели — это такие цели, которые вы вряд ли выполните за свою жизнь. У женщин это может касаться того, чтобы вырастить счастливого ребенка, который сам тоже сможет вырастить счастливых детей, которые в, свою очередь, будут отличными родителями… ну, вы поняли, о чем я).

У мужчин это может быть построение большой корпорации, которая помогает людям комфортно спать благодаря качественным матрасам.

Не всегда долгосрочные цели приходят сразу, поэтому вы можете выписать 1-2, а через полгода дополнить, если посчитаете нужным.

На этом стратегическое планирование закончено. Когда у вас будет стратегия, появится и твердая уверенность в том, что вы реализуете свои цели, и отпадет всякое желание их срывать.

Тактическое планирование (~ 2 часа)

Если стратегия позволяет сформировать вектор своего движения, то тактика помогает подобрать инструменты, с помощью которых вы собираетесь добираться туда, куда вы направляетесь.

Тактическое планирование включает в себя:

  • среднесрочные цели на 3-5-10 лет
  • годовое планирование

Среднесрочные цели на 3-5-10 лет (~ 1,5 часа)

Обычно я планировал свою жизнь только по одной или двум сферам — деньгам и работе. В результате у меня часто случались проблемы со здоровьем, отношениями или личной эффективностью. Охватив планированием каждую сферу жизни, я обнаружил, что многие из них вели меня в разные стороны, из-за чего было достаточно сложно реализовать свои планы.

Можете использовать для этого стандартное Колесо Жизни.

колесо жизни

А можете детализировать сферы жизни синонимами. Например, вот так:

  • Здоровье. Энергичность. Самочувствие.
  • Стиль, ритм и вкус жизни. Баланс между работой и отдыхом. Яркость. Развлечения. Комфорт. Путешествия.
  • Личная эффективность. Организация и выполнение дел.
  • Отношения с людьми. Взаимодействие с социумом.
  • Отношения с партнером. Секс. Построение отношений.
  • Финансы. Управление финансами. Планирование финансов.
  • Бизнес. Практическая реализация.
  • Личное развитие. Обучение. Трансформации. Практики.

Для каждого понимание сферы жизни свое, индивидуальное. Я привел в пример свой перечень, Для вас он, скорее всего, будет другим.

О том, как строить планы по восьми сферам жизни, я не расскажу вам ничего нового, можете использовать для постановки целей обычный метод SMART.

План на год (~ 2 часа)

Используя тот же шаблон, что и для среднесрочных целей, сформируйте план на ближайший год.

План на квартал (~ 1 час)

Разделите годовой план на 4 квартала и детализируйте ближайший квартал, используя стандартный шаблон сфер жизни.

План на месяц (~ 1 час)

Разделите квартальный план на 3 месяца и детализируйте ближайший месяц, используя стандартный шаблон сфер жизни.

План на неделю (~ 1 час)

Разделите месячный план на 4 недели и детализируйте ближайшую неделю, используя стандартный шаблон сфер жизни.

План на день (~ 1 час)

Разделите план на неделю на 7 дней и детализируйте ближайший день, используя стандартный шаблон сфер жизни.

Это был блок планирования. Он позволяет осознанно сформировать свои планы на год, более-менее реально оценивая объем задач.

2. Блок подведения итогов

Система абсолютно никак не работала бы, если бы не подведение итогов запланированных задач. Постоянный контакт с реальностью помогает вовремя взяться за голову и начать работать, если вы не успеваете выполнить план.

Однажды взглянув на то количество денег, которые вы собирались заработать за следующий месяц, или окинув взглядом список задач, которые хотели выполнить, и сравнив это с реальными результатами, вы начнете строить для себя более адекватные планы.

Итоги составляются наоборот, снизу вверх. Для этого вам нужно просто взять планы на каждый отрезок времени и прокомментировать, что сделано, а что нет.

  • Итоги недели (~ 0,5 часа)
  • Итоги месяца (~ 1 час)
  • Итоги квартала (~ 1 час)
  • Итоги года (~ 2 часа)

Меня хорошо поймут люди, которые строят грандиозные планы на следующий год и не выполняют их. Я тоже с этим регулярно сталкивался и могу с уверенностью сказать, что неадекватный план влечет за собой абсолютное нежелание подводить итоги.

Со Взломом Планирования подводить итоги очень удобно, потому что у тебя всегда под рукой есть детальные планы, которые написаны один раз и не меняются. Ты можешь прокомментировать каждый пункт. Обычно никто не фиксирует планы так системно. В лучшем случае, есть список дел, который многократно переписывается с течением времени.

3. Поддержка

Эффект от применения Взлома Планирования достигается за счет его систематичного использования.

Ниже я опишу рекомендуемый объем работы для поддержки функционирования системы.

Большинство людей пересматривает свои планы раз в день (я тоже раньше считал, что это нормально), и неудивительно, что они меняются так часто, что в итоге не реализовываются.

Для примера: попробуйте сходить в магазин, ежесекундно принимая новое решение — идете вы за молоком или нет.

Раз в год делайте крупную стратегическую сессию (дней на пять минимум) для подведения итогов года и пересмотра стратегического плана, добавления тактического и операционного.

Раз в полгода я рекомендую делать дополнительную сессию подведения итогов и планирования. На ней следует сформировать план действий на следующие 12 месяцев (получается, у вас всегда будет план на ближайшие полгода и вам нужно будет только детализировать задачи на ближайшие шесть месяцев и сформировать план на шесть следующих). Планы на ближайшие полгода вы можете только немного корректировать, принципиально менять в них ничего не следует.

Раз в квартал подводите итоги трех месяцев и детализируйте планы на следующий квартал.

Также я рекомендую делать небольшие сессии планирования раз в месяц и раз в неделю. Недельная сессия планирования займет у вас всего 1-2 часа и позволит адекватно распределить свои усилия на следующую неделю по дням.

Мне нравится экспериментировать с недельными активностями. На эту неделю я запланировал основную часть работы на понедельник-четверг, а пятницу и субботу оставил для обучения и финала хвостов. В воскресенье у меня одна сессия планирования, и я свободен.

Наверняка, у вас в голове сейчас крутится что-то вроде «А жить-то когда, если столько времени заниматься планированием?» Не соглашусь с вами, потому что в пересчете на год, поддержка функционирования Взлома Планирования составляет всего несколько десятков часов, что эквивалентно просмотру 2-3 фильмов в месяц. Не так уж много.

В этой статье я сжато рассмотрел лишь самую основную часть своей системы.

Есть еще много интересных деталей относительно того, как:

  • фиксировать новые идеи и распределять их таким образом, чтобы они 100 % внедрялись в поставленный срок
  • облегчить внедрение полезных привычек
  • эффективно справляться с поставленными задачами на день
  • интегрировать систему с тегами в Evernote
  • интегрировать систему с гаант-диаграммами в бизнесе
  • интегрировать систему с учетом времени
  • интегрировать систему с Google-календарем

Буду благодарен за отзывы и рассказы об инструментах планирования, которыми пользуетесь вы. Знания нужны, чтобы ими делиться!

Автор — Maxim Jabali

Поделитесь пожалуйста этой страницей с другими людьми

Поделитесь своим мнением